Monique's weblog

27/08/2010 - Wat komt er kijken bij een open dag? Wie houdt de website bij en hoe komen de posters en flyers tot stand? Lees mee wat er zoal bij de communicatiemensen speelt tijdens de week voor de 28ste augustus.

Hectische dagen

Zoals u heeft gemerkt, doen we met deze opgraving ons best u al tijdens het werk buiten zoveel mogelijk te vertellen. Ter plaatse en vanaf hier, via de website met weblogs en nieuws. Niet alleen omdat we het ontzettend leuk en waardevol vinden -archeologen zijn vaak goede verhalenvertellers-, maar ook omdat het een Europese afspraak is. De provincie Flevoland en de uitvoerende partijen van deze opgraving hebben daarom een speciaal communicatieplan gemaakt. En plannen zijn mooi, maar de uitvoering... daar zit nog heel wat werk in!

Wat u bijvoorbeeld op de open dag niet ziet, is dat achter elke poster het werk van minimaal vijf mensen schuilgaat (schrijver, fotograaf, twee redacteuren, vormgever) en dat het maken van zo'n poster al gauw een dikke week duurt, van schrijven tot drukken. Maar dan moet je wel de foto's snel kunnen pakken, want als je die nog moet gaan maken lukt het niet op tijd. We hebben daarom vooraf een schema gemaakt met de thema's voor de posters. Maar soms krijgt iemand een briljant idee en besluit dat er twee nieuwe posters bijkomen... voor de open dag. Dat betekent een paar avonden doorschrijven om de planning te halen!

Inmiddels weten de mensen in het veld welke situaties zich lenen om later op een poster of website terecht te komen. Tussendoor wordt dan ook heel wat af gefotografeerd. Wat je niet direct zelf kunt fotograferen, zoeken we bij elkaar op een andere manier. Zo zijn de platen uit de tijdbalk aan het hek op de open dag afkomstig uit de Canon van Flevoland, die gelukkig al beschikbaar was bij Nieuw Land Erfgoedcentrum.

Om zoveel mogelijk reclame te maken voor de open dag zijn we gezamenlijk de afgelopen weken in touw geweest om het persbericht te verspreiden, advertenties te zetten en het bericht de wereld in te sturen via diverse sites van archeologisch geinteresserde bezoekers. En tegenwoordig twitteren we de nieuwtjes ook rond in ons eigen twitterblok (waar op een hele vroege morgen tot onze grote paniek ineens allemaal onverklaarbare berichtjes over Lance Armstrong tussen stonden...).

Daarnaast zijn er ook enorm veel praktische dingen te regelen voor een open dag, zoals: extra flyers laten drukken, kleurplaten kopiëren, insteekmappen klaarmaken, extra toiletten bestellen, de EHBO-koffer  checken, partytenten bestellen voor het geval het toch gaat regenen, bewegwijzeringsborden (hier parkeren, daar niet parkeren, hier graag verzamelen voor de rondleiding, linksaf, rechtsaf of rechtdoor), moeten er genoeg tafels en stoelen zijn voor de medewerkers, hesjes zodat u ons kunt herkennen, broodjes en koffie/thee zodat wij zelf niet omrollen van de honger zo'n hele dag, en willen we graag de vitrine extra leuk aankleden en de kaarten in de informatiekeet updaten...

Dan kan het gebeuren dat je 's avonds laat nog de website bijwerkt met de nieuwe posters en het lesmateriaal dat van de pers rolt. Want ook dat onderdeel moet 'af' zijn voor zo'n dag. Laat de mensen nu maar komen, en ik duim intussen voor droog weer, en als het even kan zon.